Užitečné online nástroje k řízení projektů

Na internetu lze najít mnoho nástrojů, které Vám kontrolují Vaše úkoly, jejich plnění nebo zároveň informují další členy týmu. Dnes si představíme zástupce tří zajímavých online služeb, které slouží primárně k řízení projektů. Řeč bude o službě Trello, Asana a Basecamp. Všechny jsou jedinečné svým zpracováním a určením a věřím, že si všechny najdou své uživatele. Všechny tři služby mají plnohodnotné mobilní aplikace a všechny jsou určeny k práci kdekoliv a ke sdílení. Všechny služby jsme zkoušeli pro naši firemní práci a pro naše potřeby vítězně vyšla zrovna Asana.

Trello – jednoduchý pro malé projekty s velkými cíli

Trello je z trojice služeb velice snadné na ovládání osobních projektů s minimem požadavků na sdílení. Přestože to Trello samozřejmě umožňuje, nejvíce užitku Vám udělá, pokud jej budete používat ideálně s omezenou skupinkou lidí. Jednotlivé projekty tvoří jakési nástěnky, které mají vlastní seznamy a ty seznamy mají svoje karty. Projekt lze tedy členit až do tří úrovní. Samotná karta činnosti nabízí zajímavé možnosti jako nahrání souborů nebo vytvoření vlastního checklistu, který v návaznosti na datum a plnění dílčích kroků kontroluje průběh prací na projektu. Služba je v základní verzi zdarma a lze ji navázat i na firemní e-mailový účet, respektive doménové jméno.

Asana – skvělá pro tým, který není nikdy spolu

Asana nabízí dvě uživatelské verze. Firemní účet, který vyžaduje registraci na e-mail s vlastní doménou, nabízí o trochu víc možností. V Asaně lze vytvářet jednotlivé týmy, týmům se přiřazují projekty a projektům se přiřazují úkoly s možností podúkolů. Pokud si vytvoříte účet přes Gmail a podobně, nemáte možnost vytvářet týmy. Zní to složitě? Ne! Ve firmě bude týmem například „Marketingové oddělení“, projektem bude „Propagace nového výrobku“, úkolem bude „Připravit microsite výrobku“ a podúkolem bude například „Přichystat strukturu webu“. Asana má také možnost nahrávat k úkolům soubory. Největší plus má Asana v oblasti přiřazování úkolů Vašim kolegům, které je velice jednoduché – prostě u úkolu vyberete člena týmu, který je za činnost zodpovědný a nastavíte mu termín. Úkoly s termíny lze jednoduše odebírat do kalendáře. Chcete-li pracovat s externistou, můžete mu nasdílet vybraný tým nebo pouze dílčí projekt. U osobního účtu lze sdílet pouze projekty, protože týmy se u nich nevytváří. Základní cena Asany pro firemní použití s omezeným početem uživatelů je zdarma.

Basecamp – profi řešení projektů a úkolů

Basecamp je jediný z trojice, který je placený a zdarma nabízí pouze omezenou trial verzi. Jedná se o celosvětově používanou aplikaci z dílny 37Signals. Basecamp svými funkcionalitami předčí Trello i Asanu. Jednotlivé projekty zahrnují nástroje jako diskuze, sdílení a nahrávání dokumentů a obrázků, přehledný „to-do list“, náhled v kalendáři nebo grafické znázornění na časové ose. Basecamp je vhodný pro organizace a firmy, které dlouhodobě fungují na bázi zpracování projektů (příprava edičních plánů, marketingové kampaně, eventové organizace,…). Investice do předplatného se jim jistě vrátí. Řada aplikací třetích stran umí integrovat data z Basecampu.

Jak zpracováváte projekty Vy? Jaké používáte nástroje? Podělte se o své zkušenosti a případné tipy na další aplikace a služby!

(Článek jsem napsal pro náš firemní blog na www.novacloud.cz)